أصبحت رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ تقريبا من حياتنا المهنية، إذ تعد الأداة الأكثر أهمية للاتصال الرسمي عالميا، ورغم هذه الأهمية الكبيرة التي تتمتع بها إلا أن هناك الكثير من المستخدمين الذين يقعون في أخطاء فادحة، قد تتسبب في إزعاج الطرف الآخر، خاصة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، والتي عرضها الموقع الأميركي Gadgetsnow ويمكن التعرف إليها فيما يلي:
الأخطاء الإملائية
عليك الاهتمام بمحتوى الرسالة ومراجعتها لتجنب الألفاظ غير اللائقة أو غير الرسمية، فإرسال رسائل البريد الإلكتروني من هاتفك الذكي لا يعد بمثابة مبرر لإرسال رسالة مليئة بالأخطاء الإملائية.
خانة الـ subject
عليك بتجنب استخدام مصطلحات أو كلمات غير واضحة في خانة الـsubject، بل عليك بتوضيح الهدف من الإيميل في هذه الخانة، وإعطاء المرسل إليه إشارة بسبب إرسال هذه الإيميل لتشجيعه على فتحه وقراءته.
تسهيل القراءة
من الأخطاء التي قد لا يبالي بها الكثيرون هي كتابة فقرة طويلة تحتوي على الكثير من النقاط، من دون تقسيمها محتوى الرسالة إلى فقرات صغيرة، ما يصعب القراءة على المتلقي، فإرسال الإيميلات الطويلة يشبه بطاقة العمل، فيجب أن يحتوي على مقدمة ومنتصف ونتيجة.
عدم الرد
من الأشياء المزعجة هو إرسال بريد إلكتروني يحتوي على سؤال والانتظار من دون الحصول على إجابة، فالمرسل يرغب في الحصول على إجابة عن سؤال وعدم تلقيه هذه الإجابة يتسبب في الكثير من الحيرة والارتباك.
(اليوم السابع)